Obsługa informatyczna firm

Obsługa informatyczna firm daje szereg korzyści, w tym oszczędność kosztów i powiększenie zespołu IT. Proces outsourcingu IT może obejmować usługi kompleksowe lub body-shopping, czy też udostępnienie dedykowanych lub współdzielonych zasobów IT. Obsługa IT dla firm jest zorientowana na klienta i skupia się na celach biznesowych. Technologia jest siłą napędową outsourcingu IT.

Decyzja Energen o outsourcingu komputerów osobistych

Prezes Energen zaczął kwestionować ogromne inwestycje, jakie firma poczyniła w systemy informatyczne. Mimo że firma zmniejszyła koszty w innych działach i przeprowadziła poważną restrukturyzację, koszty informatyczne wzrosły o 20%. Firma poszukiwała więc dostawcy, który mógłby zapewnić niezbędne usługi bez ponoszenia zbyt wysokich kosztów.

Grupa zadaniowa ds. informatyki w firmie Energen poszukiwała dostawcy, który miałby doświadczenie w prowadzeniu światowej klasy prywatnych sieci telekomunikacyjnych. Po zidentyfikowaniu kilku potencjalnych kandydatów firma przyznała czteroletni kontrakt producentowi komputerów średniej wielkości, który miał doświadczenie w obsłudze prywatnej sieci telekomunikacyjnej. Firma przeniosła cały personel sieciowy do dostawcy i zatrudniła dwóch ekspertów do nadzorowania kontraktu.

Po wybraniu dostawcy, zespół zadaniowy Energen stworzył zestaw kryteriów, które miały zapewnić osiągnięcie pożądanych rezultatów. Zespół podzielił operacje na systemy strategiczne i towarowe, a zespół IT pracował nad opracowaniem procesu, który zmaksymalizowałby firmowy budżet IT przy jednoczesnej minimalizacji kosztów. Zdecydowano również o poszukiwaniu wielu ofert dla każdej usługi, ograniczając siłę pojedynczego dostawcy.

Poza utrzymaniem niskich kosztów, outsourcing umożliwia firmom dostęp do szerokiego zakresu technologii, metodologii i procesów. Model outsourcingowy jest też bardziej elastyczny, jeśli chodzi o sposób konsumpcji usług IT dla firm. Na przykład Energen mógł wstrzymać realizację części kontraktu biznesowego, gdy niedostępne były łącza do 20 stacji paliw.

Koszty outsourcingu

Zanim jakakolwiek firma zacznie rozważać outsourcing, musi najpierw przyjrzeć się swoim obecnym kosztom. Jedną z największych przeszkód dla outsourcingu jest słaba świadomość kosztów, która uniemożliwia firmom oszacowanie dokładnych kosztów działalności. Oprócz oszacowania kosztów, firmy muszą również zapłacić za przestrzeń biurową, sprzęt i oprogramowanie.

Oprócz tych stałych kosztów ogólnych, outsourcing może również prowadzić do zwiększenia kosztów. Na przykład, jeśli Twoja firma zdecyduje się na outsourcing rozwoju oprogramowania, koszt zatrudnienia zdalnych programistów będzie wyższy niż wynagrodzenie jednego pracownika w Twojej firmie. Jest to znacząca różnica. Jednakże, podczas gdy możesz być w stanie zaoszczędzić pieniądze poprzez wynajęcie strony trzeciej, koszty utrzymania i monitorowania infrastruktury nadal należą do obowiązków firmy.

Inną ważną zaletą outsourcingu jest to, że może on pomóc w zwiększeniu lub zmniejszeniu skali. Jest to ważne, jeśli Twoja firma szuka możliwości cięcia kosztów. Chociaż prawdą jest, że początkowy koszt usługi jest często mniejszy, ukryte koszty mogą być jeszcze większe. Niektóre z tych wydatków mogą być tak duże, jak zatrudnianie wielu pracowników, lub tak małe, jak zatrudnianie jednej osoby i płacenie za drogi sprzęt. Ważne jest, aby zrozumieć wszystkie koszty związane z outsourcingiem przed podjęciem decyzji o zleceniu pracy swojej firmy na zewnątrz.

Kolejnym kosztem, który należy wziąć pod uwagę jest czas. Ważne jest, aby określić ilość czasu, który zajmie firmie outsourcingowej wykonanie pracy. Obliczając czas, jaki zajmie, należy pamiętać o uwzględnieniu zarówno ceny ofertowej, jak i kosztów administrowania umową. Po obliczeniu całkowitych kosztów należy podjąć decyzję w oparciu o całkowity koszt outsourcingu dla danej funkcji biznesowej. Obejmuje on cenę ofertową wykonawcy, jak również koszty administracji kontraktem i koszty przejściowe.

Koszty outsourcingu dla firm obejmują administrację kontraktem, która obejmuje działania związane z wyborem i zarządzaniem partnerem outsourcingowym. Mniejsze firmy mogą być w stanie uniknąć tych kosztów, płacąc abonament lub zatrudniając wirtualnego asystenta. W przypadku większych projektów outsourcingowych, koszty mogą obejmować proces przeglądania zapytań ofertowych, pisanie umowy, monitorowanie wyników wykonawcy i rozwiązywanie wszelkich sporów.

Korzyści

Firmy, które zlecają obsługę IT dla firm, cieszą się wieloma korzyściami. Usługi te mogą zmniejszyć koszty zatrudnienia pracowników i zapewnić im dostęp do większej puli talentów. Przedsiębiorstwa mogą również skuteczniej kontrolować koszty. Mogą określić liczbę godzin, w których ich informatycy muszą pracować i mogą z góry przewidzieć swoje miesięczne koszty.

Outsourcing pozwala również firmom na optymalizację czasu i skupienie zasobów na bardziej pilnych sprawach. Może to poprawić morale pracowników i ich utrzymanie. Możliwość lepszego wykorzystania istniejących pracowników pozwala firmom uzyskać większą wartość z istniejących inwestycji w talenty. Zatrudnianie nowych pracowników jest kosztownym i czasochłonnym procesem, co sprawia, że konieczne jest zoptymalizowanie wkładu obecnych członków zespołu. Pracownicy ci są często zmotywowani i znają firmę oraz jej cele, więc zatrudnianie nowych pracowników może być ryzykowne.

Outsourcing usług informatycznych dla firm może zaoszczędzić firmom pieniądze i pozwolić personelowi wewnętrznemu skupić się na innych projektach. Outsourcing może również dać firmom dostęp do doświadczonych, certyfikowanych przez branżę techników, którzy mogą być na bieżąco ze zmieniającymi się technologiami i trendami. Ponieważ technicy ci pracują dla wielu branż, są dobrze zorientowani w najnowszych zagrożeniach i trendach. Ci profesjonaliści mogą nadążyć za tymi zmianami bardziej efektywnie niż wewnętrzni informatycy.

Kolejną korzyścią z outsourcingu usług IT dla firm jest to, że pomagają one firmom skupić się na ich podstawowych kompetencjach. Zespoły IT mogą skupić się na pilniejszych zadaniach i zwiększyć swoją elastyczność, jednocześnie obniżając koszty. Outsourcing zapewnia również lepszą elastyczność i zmniejsza ryzyko rotacji pracowników. Niezależnie od tego, czy jesteś SMB czy dużym przedsiębiorstwem, outsourcing IT może zapewnić wiele korzyści.

Wewnętrzne zespoły IT nie zawsze mają umiejętności lub zasoby, aby zapewnić usługi o wartości dodanej. Outsourcing obsługi informatycznej dla firm umożliwia firmom dostęp do dodatkowych usług, w tym narzędzi dla pracowników zdalnych, zabezpieczeń i kopii zapasowych danych. Te dodatkowe usługi mogą pomóc firmie w utrzymaniu konkurencyjności na dzisiejszym rynku. Oznacza to większą wydajność, niższe koszty i większe zadowolenie klientów.

Okres przejściowy

Jeśli firma planuje outsourcing swoich operacji informatycznych, ważne jest, aby przygotować się na okres przejściowy. Powinna upewnić się, że dostawca jest w stanie dostarczyć dokumentację dotyczącą jej istniejących systemów, oprogramowania i standardów architektonicznych, a także materiałów opracowanych w trakcie umowy outsourcingowej. Powinien również zapewnić dostęp do obiektów nowego dostawcy. Projekt przejścia powinien obejmować większość planowania niezbędnego dla projektów outsourcingowych, a także dodatkowe działania.

Udane przejście jest kluczowe dla powodzenia nowej relacji z outsourcingiem IT. Jest to również najbardziej ryzykowny etap. W tym czasie może pojawić się wiele wyzwań, w tym wewnętrzny opór, napięte harmonogramy i brak informacji o nowym dostawcy. Jest to również miernik, według którego początkowo oceniana jest relacja klient-dostawca, a wszelkie problemy na wczesnym etapie mogą grozić zakłóceniem działalności i osłabieniem zaufania do nowego dostawcy. Jednak udane przejścia ustanowić długoterminową relację, która produkuje lepsze wyniki biznesowe dla obu stron.

Aby zapewnić płynne przejście, należy zaangażować istniejący zespół. Oprócz transferu wiedzy, obecny zespół będzie musiał podzielić się informacjami na temat operacji klienta, procesów biznesowych, aplikacji, architektury, konfiguracji i narzędzi. Ważne jest, aby utrzymywać ścisłą komunikację z tym zespołem, ponieważ opór przed zmianą może zniweczyć nawet najlepiej opracowane plany.

Kolejną kwestią w okresie przejściowym jest przesunięcie pracowników, problem, którego wiele firm nie bierze pod uwagę. Może ono powodować problemy jeszcze długo po podpisaniu umowy outsourcingowej. W związku z tym, koszt ten powinien być uwzględniony w planie przejścia. Koszty te mogą sięgać od odpraw po ugody przed sądem pracy.

Kluczowe znaczenie ma ustalenie protokołu komunikacyjnego pomiędzy obiema firmami przed rozpoczęciem projektu outsourcingowego. Należy upewnić się, że obie strony szanują się nawzajem i są gotowe do współpracy w celu rozwiązania wszelkich problemów. Oprócz jasnego określenia ram czasowych i metryk, proces outsourcingu IT powinien być również skonstruowany w taki sposób, aby stworzyć relację sprzyjającą pozytywnej współpracy.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]